監理団体の許可を得て以降は技能実習機構への定期的な報告等が発生しますが、協同組合としても管轄官庁宛に定期的な報告等が発生します。
・事業報告
協同組合は年度末から2か月以内（場合によっては3か月以内）に通常総会を開催することが定められており、通常総会が開催されてから2週間以内に管轄官庁に対して事業報告（決算関係書類）の提出が必要です。
例 3月末決算 ⇒ 4月1日～5月末までに通常総会開催 ⇒ （5月末に通常総会を開催した場合）6月14日までに管轄官庁に事業報告書を提出
通常総会は組合員の過半数以上が出席しなければ成立しません。本人出席に代わり、書面議決や他の組合員への委任も可能ですが、少なくとも書面議決等の場合、たまに書面を確認される場合がありますので、一定期間は協同組合にて保管するようご注意ください。
総会議事録に適当な出席数を記入するのではなく、適正な運営を心掛けなければ、後々痛い目を見る場合があります。尚、事業報告は3年に亘って未提出だった場合、管轄官庁から解散命令等の指導が成されることもあるため、毎年の届出を忘れないようご注意ください。
・役員変更
協同組合の役員の任期は2年又は任期中の第２回目の通常総会の終結時までのいずれか短い期間とされています。よって、必ず2年ごとの通常総会にて役員選挙が行われます。また、協同組合の役員に関する登記は代表理事のみですが、重任の場合も登記が必要です。重任登記がされていない登記簿をよく見かけますのでご注意ください。
・定款変更
定款に含まれていない地域・業種の企業が技能実習生受け入れを希望する場合は、まず定款の“地区”および“組合員の資格”について定款変更を行う必要があり、そのためには通常総会または臨時総会の開催が必要です。更に、新たな受入れ職種を増やすためには、技能実習機構に対して変更届を提出しなければ、技能実習計画の認定申請が出来ません。新規職種での受入れに関するご相談があった場合は、総会・定款変更・管轄官庁による認可・技能実習機構への変更届の期間がプラスされるため、通常の受入れスパンとは大きく異なる期間が必要となります。実習実施者に入国時期を伝える際はご注意ください。頻繁に新たな地域・業種が増える協同組合では、毎年4半期ごとに総会（年1回の通常総会に加え、3回の臨時総会）を開催しているところもあります。