監理団体の（役）職員としてとして常勤性が必須となるのは監理責任者のみです。その他、必要とされる役職として、技能実習計画作成指導者／母国語相談体制（通訳）があります。いずれも非常勤でも可能です。
監理団体の主たる役割として、監査・訪問指導業務があります。いずれも監理事業の根幹となりますので、外部に委託することは出来ません。つまり、監理団体の（役）職員が実施することとなります。
傘下の実習実施者数/監理団体と実習実施者との距離/技能実習生数等により、監理団体として必要とされる職員数は変わります。一つの目安としては、監理団体の優良要件として“監理事業に関与する常勤の役職員と実習実施者の比率として1：5（または1：10）未満”とされています。
その他、設置義務はありませんが多くの監理団体は書類事務を専門とする職員を採用されます。書類はある種、監理団体の“守り”であり、新たな企業より受入れ話があった際に技能実習職種に該当するか否か、労働条件が日本人同等か等、幅広い知識が求められる非常に重要なポジションです。また、書類業務遂行にあたり、技能実習機構／出入国在留管理庁には広い裁量権があるため、経験がものを言う職務でもあります。
技能実習（特定技能）申請書類向けソフトもありますが、書類業務の全てをソフトに頼るのではなく、申請書類の項目一つ一つが何を意味するのかをまず理解することが重要です。